為滿足學(xué)科建設(shè)、出版機(jī)構(gòu)和研究者需要，近年來明清地方檔案的整理與出版如雨后春筍般涌現(xiàn)出來。在充分肯定這些成績的同時(shí)我們也注意到，由于缺少完備的行業(yè)規(guī)范與約束機(jī)制，導(dǎo)致明清地方檔案的整理方式與出版成果良莠不齊。當(dāng)前，數(shù)字化的文獻(xiàn)整理一時(shí)還難以全面展開，紙質(zhì)出版仍是主要方式，文獻(xiàn)整理和出版至少可從以下三個(gè)方面加強(qiáng)管理與規(guī)范。

以案卷為單位，按“件”整理

上個(gè)世紀(jì)，對《巴縣檔案》《寶坻檔案》等地方檔案的整理，只做了案卷級的著錄和標(biāo)引，完成了案卷目錄，而未涉及卷內(nèi)每份文件。而現(xiàn)在對一些歷史檔案的文件級整理，卻隱去了案卷標(biāo)題，以致在利用時(shí)只能通過某一件文件的檔號(hào)去查閱同一卷檔案，十分不便。而在檔案整理過程中實(shí)行“以案卷為單位，按件整理”，能夠有效解決這些問題。“以案卷為單位，按件整理”，是指檔案整理首先要保留案卷的形式，在此基礎(chǔ)上厘清卷內(nèi)的文件數(shù)量。經(jīng)整理的目錄同時(shí)需有案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄，卷內(nèi)文件目錄就是文件級目錄。這種整理方式對于保存檔案原貌、進(jìn)行研究、撰寫題名、開展數(shù)字化工作等都具有重要的意義。

目前，對一些重要檔案的數(shù)量介紹，多是“余件”“多件”之類的模糊表述。一些整理成果和出版品多將本為數(shù)件的檔案合并為一件，或?qū)⒈緸橐患�的檔案拆分為數(shù)件，其根源在于對“件”的內(nèi)涵不明確。何為“件”？即歸檔文件的數(shù)量單位，與我們說的一份、兩份的“份”是一樣的，一件文件就是一個(gè)單份文件。在整理過程中，有些比較容易判定，譬如一份完整的詞訟狀、札文。但也會(huì)遇到一些比較復(fù)雜的情況，試舉幾例：例如《孔府檔案》第60卷“本府處理公務(wù)稿簿”保存了孔府在明萬歷十八、十九兩年處理公務(wù)的文稿，按常規(guī)整理，一般統(tǒng)計(jì)為一冊（卷）而不再分件，但這樣處理的問題在于：一是檢索不到這兩年孔府處理公務(wù)的數(shù)量與類型；二是如果“件”的數(shù)量未知，以后數(shù)字化時(shí)還得重新處理。而去分件時(shí)，又會(huì)發(fā)現(xiàn)一張紙上抄錄有數(shù)個(gè)不同文種且不同時(shí)間的檔案（此現(xiàn)象在其他檔案中也常見），這與我們通常所看到的“單獨(dú)成頁”的情況完全不同。那么，究竟如何分件呢？筆者認(rèn)為，盡管在一頁紙上，當(dāng)以一個(gè)事由或內(nèi)容認(rèn)定為一件為妥，否則在撰寫題名時(shí)也會(huì)糾纏不清。在出版時(shí)也應(yīng)切割為數(shù)件為佳。同時(shí)，需對稿簿下分件、同頁切割的情況添加“說明性文字”，以反映檔案的原貌——其實(shí)，這里的“簿冊”與文件登記簿、魚鱗圖冊、歸戶冊一類不同（參見《巴縣禮房接詞簿一冊》，《巴縣檔案》6—7—1716，宣統(tǒng)元年四月），冊內(nèi)每份材料相對獨(dú)立，相當(dāng)于“案卷”，只是古人采用了裝訂成冊的組織方式罷了；又如在《孔府檔案》中，同一內(nèi)容有草稿、定稿等形制，有人認(rèn)為草稿不具備法律憑證作用，只保留定稿就可，實(shí)則不然。因?yàn)閮?nèi)容雖一樣，但成文卻有先后之分，外觀特征也有較大差異（如草稿刪改多，字跡往往比較潦草，也無蓋章、畫行），而這恰是我們研究文書流轉(zhuǎn)的重要文獻(xiàn)，所以應(yīng)該完整保留，各為1件（這里，筆者不贊同《歸檔文件整理規(guī)則》〔DA/T22—2015〕所載“正本與定稿為一件”的規(guī)定）；再如，在《南部檔案》的整理過程中，我們也常會(huì)遇到一件訴訟狀上附作為證據(jù)的“粘單”，這件粘單如何處理呢？在筆者看來，粘單單獨(dú)計(jì)一件為好，否則其內(nèi)容就無法檢索。同時(shí)為體現(xiàn)其與訴訟狀的關(guān)聯(lián)性，將之標(biāo)注為訴訟狀的附件為佳。

其實(shí)，一個(gè)案卷“件”的數(shù)量統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確性還與當(dāng)初“案卷”的整理質(zhì)量有關(guān)。在檔案整理過程中，我們經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)卷面標(biāo)注的是某一案由，但里面裝的卻有與之不相關(guān)的兩個(gè)或多個(gè)不同的事件，或者一個(gè)案件散布在幾個(gè)卷宗里。遇到此類“串卷”現(xiàn)象，在不能另編案卷號(hào)的前提下，以歸并為妥。對于不能歸并的，在此卷下另行排列，同時(shí)撰寫說明予以區(qū)分。比如明代《孔府檔案》第6卷“成化年間修刊孔氏宗譜（一）”與第7卷“成化年間修刊孔氏宗譜（二）”，先前的整理者整理為2卷2件，這是由于紙質(zhì)檔案整理時(shí)受每卷的厚度限制造成的。現(xiàn)在統(tǒng)計(jì)時(shí)當(dāng)歸并為1卷1件；又如清代《南部檔案》第5-279卷，按卷面所寫，檔案應(yīng)是“民人王朝忠等具告何中瑄等私設(shè)霸市一案”的相關(guān)內(nèi)容，但前4件檔案完全與此案無關(guān)。這4件若找不到所屬案卷，當(dāng)在此卷下單獨(dú)歸為一類，添加題名。對于這些更改，都需在凡例中有明確的交代，并在調(diào)整卷中分別作說明。如此等等，都需要我們?nèi)パ芯浚�并加以明確。

文件題名撰寫基本要素須完備

題名的撰寫是地方檔案整理最核心的工作，一般包括時(shí)間、責(zé)任者、事由、受文者、文種等5個(gè)要素。對于每個(gè)要素的內(nèi)涵與操作，國家出臺(tái)了相應(yīng)的指導(dǎo)性文件，如《明清檔案著錄細(xì)則》（DA/T8-94）、《明清檔案著錄文字使用規(guī)則》（試行本）、《明清檔案分類表》（試行本）、《明清檔案文件級目錄數(shù)據(jù)采集操作辦法》（2016年發(fā)布）等，不過，實(shí)際整理出版過程中仍存在一些問題。

筆者以為，目前對具有一定規(guī)模的檔案的整理，都是團(tuán)隊(duì)作戰(zhàn)，人員多且流動(dòng)性強(qiáng)，對于題名的著錄，當(dāng)堅(jiān)持原則性，并適當(dāng)與靈活性相結(jié)合，否則提交的信息會(huì)因?yàn)椤皹?biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一”而變得“花樣百出”。何謂原則性？簡而言之，就是原生性，即檔案原文是什么，就抄寫成什么，但是對于有的檔案卻不能一味這樣，需要靈活處理。

對于各要素的著錄，不同種類的檔案差別很大，須逐一研討，方可得其要領(lǐng)，此處僅以整理過程中爭議較多的幾個(gè)問題作點(diǎn)討論：首先，不是所有的題名著錄都需有前文所述5個(gè)要素。公文稿件類的檔案，著錄格式可缺省受文者；對于具備行文對象的檔案，須加受文者項(xiàng)，但從文種名稱可以得知受文者的，如詔令文書、上奏文書、告示、訟狀等，可以省略。其中對于受文者的連接詞，可照搬原文，或用行、呈、移。“行”用于下行文，“呈”用于上行文，“移”用于平行文。現(xiàn)在很多題名不這樣處理，一律用“給”或“致”，就不是原汁原味了。對于檔簿、圖表、單、誥命、地契、清冊、花名冊、章冊、總冊、調(diào)查表一類的檔案，采用“時(shí)間+內(nèi)容+文種”的格式就可。其次，對于責(zé)任者與受文者的著錄，一般摘錄檔案就可，不需要考證出全名、職務(wù)。若要求寫全名、職務(wù)，團(tuán)隊(duì)最好先提供“查證表”，以便著錄者查閱（否則因著錄者個(gè)人的水平與精力，往往會(huì)出錯(cuò)），同時(shí)對于考證的部分標(biāo)注考證符號(hào)。再次，事由一項(xiàng)，遇到記載過于冗長或簡單的檔案，就不能完全照錄，應(yīng)適當(dāng)刪補(bǔ)，以反映出該件檔案的大致內(nèi)容。最后，檔案里往往會(huì)出現(xiàn)“一稿多用”的情況，這樣一件檔案里就會(huì)出現(xiàn)多個(gè)受文者，也可能因受文者級別的不同導(dǎo)致不同的文種，著錄格式可以采取“時(shí)間+責(zé)任者+事由+受文者1+文種、受文者2+文種”的形式。

原色影印出版

筆者曾在不同的場合多次強(qiáng)調(diào)，明清地方原始檔案作為一種寫本文獻(xiàn)，不同于純粹的刻本文獻(xiàn)，其用紙有紅、白、黃、藍(lán)等顏色之分，書寫有朱筆、墨筆之異，畫行、畫押、鈐印等都有相應(yīng)的程式與規(guī)章，相比黑白印制、點(diǎn)校出版，原色影印更佳（參見吳佩林：《地方檔案整理向何處去——基于清代地方檔案整理現(xiàn)狀的反思》，《光明日報(bào)》2016年4月9日第11版）。但事實(shí)上，我們看到已出版的308冊《清代四川南部縣衙門檔案》、91冊《清代新疆檔案選輯》仍是黑白印制，這樣做的結(jié)果就是使得不少信息被遮蔽，大大降低了檔案的文物價(jià)值和研究價(jià)值。

受條件限制，《巴縣檔案》《寶坻檔案》《冕寧檔案》《循化廳檔案》《南陵檔案》等地方檔案都以黑白縮微膠片制作。現(xiàn)在若再出版，宜重新制作，以原色影印為佳。若考慮出版成本，至少應(yīng)使用灰度印刷。盡管不能反映紙張顏色，但能明顯區(qū)別墨筆和朱筆，并能反映出水漬蟲蠹、皺褶破損、字跡濃淡等問題，相比完全去底色的黑白印刷，保留了更多信息。

此外，考慮到紙幅有長短高低之別，若不能原樣影印，可以采取附錄尺寸的方式解決。對于一些尺寸特別大的檔案，可以借鑒《孔子博物館藏孔府檔案匯編·明代卷》的做法，另附一冊，以拉圖、折頁等方式制作。

20世紀(jì)上半葉，對明清內(nèi)閣大庫和大內(nèi)檔案的整理歷經(jīng)曲折，也積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)（如尊重檔案來源原則、保持歷史檔案的原貌、片紙只字不得廢棄等），出版的整理成果為學(xué)界提供了豐富的史料。遺憾的是，地方檔案整理并沒有充分汲取以往的寶貴經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，仍然存在一些亟待改進(jìn)之處。檔案是不可再生資源，如果不嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，不及早糾偏，會(huì)造成大量的人力、物力和財(cái)力浪費(fèi)，應(yīng)該成立專門的指導(dǎo)委員會(huì)，結(jié)合先前的國家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和當(dāng)今技術(shù)條件制定出一套符合地方檔案的行業(yè)規(guī)范或工作手冊，并加以指導(dǎo)，推廣好的經(jīng)驗(yàn)和做法。

（作者：吳佩林，系曲阜師范大學(xué)特聘教授，本文系國家社科基金重大項(xiàng)目“歷代孔府檔案文獻(xiàn)集成與研究及全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)”〔13&ZD108〕階段性成果）